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履歷表要如何撰寫,才能表現出你的專業?
   
[2018-05-22 ]

文/陳映嘉|波士頓台灣人生技協會 (BTBA) 共同創辦人,現任行動基因生技股份有限公司生物資訊暨人工智慧處副處長 

 

這篇文章是寫給即將大學、碩士、博士畢業,或剛進職場不久的年輕朋友,特別是理工生醫專業的。因為最近在徵人時,普遍履歷內容都寫得不太合格,而有面試進來的新人也告訴我沒有人教過他們如何寫履歷表,學校沒有這樣的資源,也少有學長姊可以傳承,所以希望這篇文章可以對大家有點幫助。由於我過去在美國工作過,熟悉美國徵人與求職過程,所以會帶入一些跟台灣傳統作法不相同的建議,但是既然會選用不同於傳統的作風,就一定會解釋原因,或許在傳統產業裡的習慣不是這樣,但希望這樣的做法可以幫助大家更有效率地看到專業。

在台灣,人力銀行網站是大家找工作時最常用的工具,上網註冊的時候,也隨之要填寫制式的履歷內容,但是由於制式的格式是提供各行各業的,所以必須填寫的內容繁雜,又缺乏某些針對產業的重要欄位,另一方面制式的內容也太傳統,有許多項目已不符合現代的職場與個資保護的規定,其實很多是可以不要填寫的。因此,人力銀行網站上面的履歷表可以不要完全照填,而且填完之後仍然需要將自己真正修飾過的履歷表用附加檔案的方式上傳,才算是完成。那到底哪些項目是必須要填,那些項目可以跳過呢?讓我們一一分析。

 

聰明地選填制式履歷表

首先是基本資料,姓名當然是最重要的,要知道你是誰?聯絡資料也很重要,求才者必須有辦法跟你聯絡,才能安排面試。但是性別、婚姻狀況、身高體重、星座血型等跟你的工作完全沒有關係,根本不該問,除非你有特殊需求,需要未來的公司配合,不然也不必填。多填上這些不相干的資料,是浪費雙方的時間,讓求才者還得從這不是資訊的資訊當中找到重要的資訊來看,浪費力氣!

再來是求職資料中是否具備駕照與交通工具?我遇到許多應徵工程師、研究助理等上班族內勤工作的人都填「機車」,但這對你們來說是多餘的,徵工程師、研究助理在意的是你會不會寫程式、做實驗,跟你有沒有機車無關,那一項根本應該跳過。然而,今天如果你應徵的是業務的工作,或是其他需要外跑的,有些工作的要求是要自己開車,那麼有車變得很重要。

學經歷是大家最常看的,也是最一目了然的一項,但提醒大家如果你的工作職稱無法完整描述出你的工作內容及貢獻,就最好在工作內容欄裡面用條列的方式寫清楚。求職條件也是照實寫就可以,其中希望待遇的部分通常可以寫「面議」。技能專長類似學經歷,是重要的一欄,在這裡要盡可能地完整填寫自己會的技能,你能夠被錄用,大部分取決於你所會的技能,但是技能上也要稍微挑選一下,怎麼說呢?如果你是一個工程師,你會很多程式語言,譬如C++、C#、Java、Python,那這時候你不需要再列說你會Word, Excel, Powerpoint,對工程師來講那就像文學家一定識字一樣,不必贅述,講了反而讓人懷疑你的程度。這部份尤其要善用「其他工具」和「其他技能」的欄位,把自己所學過的專業技能補上,因為人力銀行網站沒有辦法囊括所有領域的工具與技能,所以通常都沒有任何專業相關的工具與技能選項,要找具有專業性的工作就必須在其他欄裡面填寫。

 

利用自傳附件上傳履歷表檔案

自傳附件在人力銀行網站上不是必填項目,但是這是讓你上傳檔案的機會,這時候才能讓你上傳一份經過修飾地真正的履歷表。履歷表的格式內容與排版型式可以是多元的,每個人的都長得有點不一樣,那是因為人人都應從履歷表中突顯出你是什麼樣的人?雖然履歷表的字體排版等有些差異性,但是重要的內容卻是大同小異的,下面的範例雖然是英文履歷表,但是在中文也可是一樣。

 

履歷表範例檔案下載,請按圖片。圖/作者提供

 

從這個範例可以看見,最上面出現的是基本資料,最重要的就是姓名一定最大在最上面,而緊接著就可以用較小的字體寫連絡方式。不同於人力銀行網站制式履歷表的是,履歷表上不需要出現「電話」「地址」這些字,因為我看到十位數從09開頭的數字,自然知道是電話,不必特別在花力氣去看「電話」這兩個字。

接下來就是要寫出幫助你找工作最重要的條件,對於社會新鮮人來說,通常這就是你的學歷,在這裡要清楚列出畢業學校、科系、年份,成績好的話最好也列出成績或排名(成績不好就不必了)。用條列的方式,排版對齊最清楚明瞭。如果你在學期間有做過比較重要的project,不管是專題研究、課堂作業、比賽經驗、或任何值得一提的經驗,那麼就應該列出來,包括project的題目、條列出主要project內容,並突顯做project過程中所運用的技能,這就是你展現專業能力最重要的地方。如果有實習或打工的經驗,那麼就應該用同樣的方式,列出實習的單位、職位(實習生)、年月份,然後把所做的事情內容和所學的專業技能展現出來。對於已經開始工作的年輕朋友們,也可以用同樣方式列出自己的工作經驗,在排版上則是要清楚地分類,學歷是一類、經歷是另一類,這些工作、實習、做 project都屬於經歷的部分

學經歷之外,有些專業技能是值得另闢一個分類條列出來的,接下來就可以列出這些,譬如統計學家會用的統計軟體、生物學家會做的實驗技能、語言能力…等等。另外如果有一些得獎紀錄或是拿過獎學金之類的光榮史,可以另闢分類列出。在以上經歷以及專業技能的部分,要強調你有多厲害最好是用一些量化的數字來表現,簡單的如在校成績、得獎名次等。

講到這裡,幾乎都沒有提到各位的社團經驗,那是因為對於大部分人來說,社團經驗不重要也不必列。這或許跟你過去聽到的有所出入,讓我們來談談社團經驗在什麼情況下是重要的。在這裡提醒大家,這是一份展現專業的履歷表,你絕對不是像人力銀行網站自傳範例的社會新鮮人那頁的例子一樣「無特殊專長」,因此履歷表的前前後後、裡裡外外你都應該要展現出專業,那才是你得到工作的原因。掌握了「專業」這個原則後,讓我們回過頭來看看你的社團經驗到底要不要列。我看過多位申請工程師工作的社會新鮮人,都在自傳及自我介紹的投影片當中列出他曾經參加系上籃球隊。很抱歉,這只說明了你有打籃球的興趣,既不會讓你程式寫得更好,也沒有展現出你在人格特質上面的領導力、抗壓性、負責任的態度,說穿了這項社團經驗讓我看到你是多麼普通不出色的人,我一點也不會因此僱用你,沒有加分還可能是小扣點分數,因為別人搞不好還曾有更厲害的領袖經歷,只是沒寫出來而已。以下讓我們再看一個範例,是一個理工博士想要進入管理顧問行業,因此強調的是過去學習中成功的案例以及領導方面的經驗。從下面的範例也可以更多將表現量化的方式,譬如獎學金是從多少人之中選幾個,可以看出這個獎學金多麼得來不易,或是擔任顧問社幹部時,帶領多少人辦了什麼樣的活動,由此量化地表現出自己的能力和成果。

 

履歷表範例檔案下載,請按圖片。圖/作者提供

 

再舉一個例子,我見過一位同學,他本來唸的是理學院的科系,但在大學參加合唱團及外文系的畢業戲劇公演演出,期間在表演藝術方面多方涉獵,大學畢業後選擇往藝術管理發展,在他的情況下,他找藝術管理的工作時,絕對不是因為他唸過什麼物理化學的,而是因為他在社團及其他課外表現,已經往藝術方面發展,他的社團經驗才是幫助他找到藝術管理職位的重要經驗。舉了這兩個例子,希望各位朋友都能清楚了解,無論是課內還是課外活動的經歷,在寫履歷找工作的時候,與未來想找的工作相關的經驗與技能才是重要的項目,那些項目才需要列入履歷。

 

自傳的綱要

在填履歷表時,許多時候也都需要附加一份自傳,我個人認為人力銀行網站上面的自傳範例非常地不理想,也是今天忍不住要寫文章教大家的原因。因為履歷表通常是用條列的方式,很客觀的列出個人過去的經歷,但是在這當中沒有辦法解釋選擇參與各項計畫的原因,以及展現個人特質,自傳便是利用作文的方式彌補這些缺口的管道。如果你曾經在某個專題作業裡,全班都不會的情況下找到一個解答,然後教會全班,這是你寫出這段輝煌史的時候;如果你曾經休學轉學,但其實是因為家人健康問題需要照顧,並不是唸太差被退學,可以利用這個地方簡單解釋一下。當然,自傳仍是個展現個人特質的地方,要寫出自己最值得被雇用的原因,因此還是以過去在專業上的表現為主,特別要敘述突顯出來。

自傳的段落大綱建議可以如下:

  • 第一段,開門見山,表示對哪一個部門哪一個職位提出申請,並以一句話點出自己最重要的相關經歷。
  • 第二至三或四段,針對某一段專業經歷的描述,包括做了什麼題目、用了什麼方法解決、學到什麼技能、得到什麼成果,如果從事這項活動是為了某個遠大的理想,那也可以在這裡分享這個理想與目標,分享自己對未來的期望與志趣。如果團隊溝通、領導統御是你的特質專長,那麼也可以在其中一段的描述中用一個小故事來展現出你這方面的特色,譬如說在分組作業或是社團活動時,如何和組員溝通而組織大家同心協力完成目標,或是如何化解同學間的摩擦而讓事情有解決之道。雖然小故事可以展現人格特質的優勢,但是在寫這段的時候要拿捏好段落長度,衡量自己到底是專業技能比較重要還是人格特質比較重要?通常來說,應該要在專業經歷上多著墨一些,而人格特質只是個附加的。
  • 最後一段,結語,重新點出自己和應徵職位相關的專業技能,並且表示積極向上的態度,爭取面試機會。
     

排版與內容選擇

這篇文章目前全部都在討論履歷表的內容該如何做選擇,在這裡再次強調兩個重點:一、在履歷表當中盡可能地列出自己的專業經驗與技能,把跟想要找的工作相關的經驗與技能寫清楚,二、列出的專業經驗與技能要按照強度和重要性排列,最重要的經驗(譬如學歷)放上面,而強度相當的經驗都列出後,可以把次要的經驗省略不寫,這是因為如果你列出一項非常簡單的小技能,那麼為求履歷表的整體性,你勢必會把同樣簡單的小技能全列,那麼可能整張履歷表都放不下,而比較重要的專業技能便會被淹沒,讓閱讀履歷表的人不容易抓到重點,因此只要列重點就好,另一方面如果你只列了某一個小技能而沒有列出所有你具備的小技能,那麼看的人可能以為你只會那一件小事,其他什麼都不會,因此在選擇上要評估列入履歷表的每一項經驗與技能,確認它們表現出你完整的專業經驗,而沒有不小心放上了微不足道的小事。

看到這裡,某些朋友或許仍有疑惑,由於不清楚自己未來的方向,有時候也不知道過去那些經驗才算是與未來想走的方向相關的專業技能,其實一個人的履歷表不是只有一份,根據每一不同類型的職位,你都應該重新編寫一份履歷表,針對那份工作所需要的相關內容,填上你的經驗與技能,許多人甚至會根據每間公司所貼出的徵才訊息,把自己的履歷和自傳稍作修改,把徵才訊息中的關鍵字都用到自己的履歷上面,增加被人資蒐尋成功的機會。總之,每一份履歷表都是把自己重新包裝成為符合某一種職缺的人,那樣才能幫助你快速找到工作!

最後要討論的是排版,排版的重要性很清楚,就是讓讀者可以輕鬆地一目瞭然,抓到你這個人最重要的專業經歷、以及人格特質。履歷表的排版可以有各種各樣的,每個人喜愛的字體、行距、留白區域都有些不同,但是大致上只要掌握到用條列式、足夠大小的字體,讓人看起來舒服的排版皆可,而履歷表的長度在社會新鮮人階段多半是以一頁為原則,畢竟還沒有累積太多經歷,所以把重點全部放在一頁才能讓人一眼看完很重要,但如果已經換過兩三份工作,或是博士即將畢業也累積了不少經驗與成果,那麼履歷表也可以更長,尤其在研究領域的人喜歡看到博士的論文發表情形,一下子就寫滿一整頁。

 

結語

履歷表重要的是展現你的專業!都唸到大學了,每個人都有一定的專業,端看你如何表現出來,別再模仿人力銀行網站上面毫無特色的制式履歷與自傳,現在就好好思考你的專業經歷有哪些、撰寫一份專業的履歷去應徵工作吧!

 

※ 本文轉載自陳映嘉博士部落格 Inca's space(原文標題為《如何撰寫履歷表,表現出你的專業》,連結),亦轉載於風傳媒。若有轉載需求,需徵得原作者同意。

 

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